보고 잘하는 방법[꿀팁] (1/2탄)

직장(회사)에서는 물론이고,

우리가 소속되어 있는 조직이나 집단 등 일상생활과 각종 인간관계..

심지어 체육 동호회 활동에서도 '보고는 필수 요소' 입니다.

 

예전에는 수직적 조직문화(상/하 위계질서)로 인해

지시사항에 대해 결과보고 관점이었으나,

최근에는 수평적 조직문화가 널리 퍼지면서

보고는 '공유' 의 관점으로 진화하고 있습니다.

 

효과적이고, 멋지게 보고를 잘 하려면 어떻게 해야 할까요?

먼저 보고를 하기 전에 딱 3가지만 체크해 봅니다.

 

첫째) 서두에 결과를 요약한 후 진행합니다.

(Summary [요약])

예를 들면) 00상품의 만족도 조사를 실시하였습니다.

결과적으로 고객들의 00 측면 선호도 변화가 확인되었고,

00상품의 매출이 감소하였습니다.

동종업계 유사 상품을 비교해보니

동일하게 판매량이 15% → 10% 직전 분기 대비 감소하였고,

이를 개선하기 위해 현재 00부문 상품 출시 확대를 준비하고

00단계까지 진행하고 있습니다.

 

※ 보고서는 '배경 및 목적, 현황, 현안(문제점), 개선방안, 향후 추진계획' 순서로

대부분 작성됩니다.

위의 예시처럼 조사를 언제, 어디서, 어떻게 했고, 점유율은 어떻고...

이러한 진행했던 내용을 리뷰하는 순서대로 보고하는 것 보다는

앞부분에 요약한 결과와 향후 개선계획 등

보고받는 사람이 듣고 싶어 하는 내용을 먼저 설명합니다. (비교 대상도 필요)

 

둘째) 3분만 고민하세요.

남들보다 고민을 더 많이 하고, 기획에 시간을 쏟으면 완성속도가 빨라집니다.

※ 고민하고, 생각하고, +a가 될 수 있는 측면도 같이 생각합니다.

 

셋째) 어떤 이야기 / 어떤 Data를 준비해 나갈 것인가?

논리와 준비해야할 점, 목표에 대한 방향성이 필요합니다.

 

그럼 어떻게 하면 보고를 잘할 수 있는지 한번 자세히 알아볼까요?

 

1. 보고 받는 사람의 입장을 오해하고 있지는 않나요?

1) 보고 방식

- 문서로 인쇄해서 대면보고를 드려야 할텐데 어느 타이밍이 적절할까요?

▣ No! 꼭 대면보고가 필요하진 않습니다.

보고서의 내용과 전달하고자 하는 메시지가 효과적으로 전달된다면,

메일이나 메신저로 보고해도 좋습니다.

보고 받는 사람이 보고서를 읽어보고 궁금한 점이 생기면

그때 추가적으로 물어보도록 합니다.

(구두보고, 메모, 메신저, 전화 등)

 

2) 보고 결과의 완성도

- 보고하면 '이 질문, 저 질문' 많이 나올 것 같은데,

백자료로 이것저것 준비하려면 3~4일은 더 걸리는데

보고할 때마다 완성하는데 시간이 오래 걸리네요?

- 자리에 계시지 않고, 계속 바쁜 일정/회의에 부재중이셔서

검토하시는데 오래 걸리실 것 같은데요?

▣ No! 일단, 보고서가 작성되면 뜸을 들이지 말고 바로 바로 가져와서 보고해 주세요.

방향성을 수정해야 할 경우도 있고,

간단한 보고를 원한건데 괜히 필요 이상의 시간과 노력을 들여

보고 자료를 만드는 것일 수 있으니 보고 받는 사람과 눈높이를 맞추도록 합시다.

필요한 Data는 보고 받는 사람 또는 의사 결정권자가 추후 요청하면 보완하면 됩니다.

※ 시간이 많이 경과될수록, 완벽한 보고에 대한 기대감이 커집니다.

빠르고 신속하게 피드백 하세요!

 

3) 회의나 협의회가 끝나면 매번 보고서 제출하라는 지시를 받을까 스트레스 받습니다.

▣ No! 요점과 중요한 내용만 파악해서 간단하게 정리하면 됩니다.

너무 어렵게 생각하지 마세요!

 

4) 글씨체와 크기는 어떤게 좋을까?

디자인도 이쁘게 해야 하고? 좀 더 이쁘게 만들어야 할텐데...

▣ No! 보기 좋은 떡이 먹기도 좋다는 말이 있지만,

보고서는 디자인보다 내용이 더 중요합니다.

내용부터 먼저 확정한 후 디자인은 그 후에 다듬어도 좋습니다.

 

2. 보고를 잘 하기 위한 Tip 은?

1) 지시사항과 목표/목적을 먼저 잘 이해해야 합니다.

지시한 내용이 이해되지 않거나 모호할 경우

실무자 입장에서의 구체적인 질문을 하여

내가 보고서를 작성할 때 필요한 '고려해야할 사항'의 폭을 좁히는 것이 중요합니다.

※ 질문은 최대 3개까지만 하는 것이 좋고,

그 이상 할 경우 자칫 부정적 이미지를 줄 수 있으니 주의합니다.

보고서 작성하기 전에 충분한 의사소통을 통해

진행방향에 대한 공감대를 형성합니다.

 

2) 두괄식 보고방식을 활용합니다.

말하고자 하는 핵심내용을 첫 문장으로 보고하여,

보고 받는 사람이 조급하지 않도록 하며,

보고 중간에 시간이 없어 멈추더라도 결론을 이미 보고했기 때문에

의사결정을 빠르게 받을 수 있습니다.

 

3) 1가지 주제는 가급적 1페이지로 '요점 중심 압축'하여 작성합니다.

(길더라도 최대 3장 이내)

보고서 작성 요구시 가장 어려운 말?

초등학생도 읽어보고 알 수 있도록 작성하세요!

※ 예전에는 장황하고 화려하고 길게 작성하는 것이 표준이었다면,

최근 Trend 는 핵심만 간결하게!!

 

4) 보고 및 업무수행 시 본인 나름대로의 대안을 적용해 보세요.

보고 받는 사람의 방향과 다르거나 실수가 생긴 경우

해결방안을 상대방에게 떠넘기지 않고,

나름대로 나의 대안을 작성하여 보고합니다.

 

5) +1 또는 +a 를 더 하겠다는 생각을 가집니다.

보고 받는 사람이 기대하는 것보다 그 이상을 보여주려 하는 자세가 좋습니다.

그렇다고 거창하게 무언가를 더 하라는 뜻은 아닙니다.

아주 작지만 조금 신경 썼다는 성의를 보이면 됩니다.

예를 들어, '00 분석을 해보라.' 는 지시에

분석 결과만 가져가서 보고하는 것이 아니라,

분석 결과에 따른 본인 나름대로의 대안/개선방안을 1~2개 같이 생각하여 보고한다면

200점 짜리 보고가 될 수 있습니다.

(나도 생각하면서 산다고!!^^)

 

6) 분석 결과에 따른 대안 및 개선방안 수립 시

'실행 가능한지?' 여부를 미리 확인합니다.

 

정작 보고는 잘 끝났는데,

그 뒤 실행이 되지 않거나 여러가지 어려움으로 인해 지연이 된다면

말 뿐인 보고서(구호만 외치고 끝나는 T.T) 가 될 수 있습니다.

자칫 거짓말쟁이, 보고만 하면 그만이라는 인식,

보고서의 신뢰성, 앞뒤 생각하지 않고 일만 벌리는 사람 으로 보여질 수 있습니다.

 

대안 및 개선방안 수립 시 아래의 사항을 고려하면 좋습니다.

 

① 현재 하고 있는 일 또는 새로 시작한 일을 접목한다.

② 현재 하고 있는 업무에서 조금 개선하면 효과가 큰 일을 접목한다.

③ 유관부서 협조가 필요한 경우 사전 가능여부와 일정 등을 미리 확인한다(실행 가능성 판단)

④ 우리부서 또는 내가 할 수 있는 일이라면 현재 업무상 실행 가능한 여력이 되는지 꼭 체크한다.

 

위에 설명드린 방법을 적용하셔서 보고를 잘 하실 수 있었으면 좋겠습니다.

그럼 나머지 중요한 추가적인 부분은 2탄에서 설명드리도록 하겠습니다.

 

[클릭] 보고 잘하는 방법[꿀팁] (2/2탄)