회의 종류(유형)와 유의사항

직장생활에서 회의 참석과 진행은 필수적 인데요.

이번글에서는 회의 종류(유형)와 회의시 지켜야 하는 유의 사항에 대해 알아보겠습니다.

[ 회의 종류 와 유의 사항 ]

 

1) 업무를 분배하는 회의

- 업무를 분배하고 담당자를 선정하며, 실시 기한을 설정합니다.

(회의 시간은 짧게 진행)

추진하고자 하는 업무가 이미 정해져있고, 각각의 R&R 에 맞게 업무를 추진할

담당자를 선정하여 기한내 업무가 마무리될 수 있도록 분배합니다.

 

2) 다른팀과의 협업과제가 있는 회의

- 상호간의 현재 업무 상황과 요구사항에 대한 맥락을 잘 이해하고 창의적 대안을 수립합니다.

이때 특정부서의 경우 업무 과부하/여력이 없는 경우가 있습니다.

이 경우에는 목표하고자 하는 수준의 100%를 제시하는 것 보다는

단계적으로 30% → 60% → 90% → 100% 완성시키는 방법이 좋습니다.

※ 때로는 과제 납기일정을 해당 부서에서 정해달라고 한 후

조금 일정을 앞당길 수 있는 방법을 같이 모색해보는 것도 좋습니다.

 

3) 지시 및 보고형 회의

- 보고하는 입장 : A4 2~3장 분량의 보고서를 준비했다고 가정합니다.

보고서의 순서는

배경/목적 → 현황 → 현안/문제점 → 개선방안 → 향후 계획 → 별첨 백자료 순서로 구성했겠지만

보고서의 순서대로 보고를 한다면

보고받는 사람은 지루할 수 있고,

본인이 하고 싶은 말을 하며 지시함으로써

보고의 목적을 달성하지 못할 수 있습니다. (저도 말 좀 하자구요~! T.T)

(보고 받는 도중 '됐고!, 그래서...') → 으악! T.T

 

이러한 방법을 사용해 볼까요?

 

보고할 때에는 보고서와 반대 순서로 진행해 봅니다!

즉, 보고서 전체를 함축하여 결론을 이야기할 수 있는 2~3문장을 미리 연습하여

결론에 도달한 후 보고받는 사람이 어느정도 시나리오와 들을 준비가 된 상태에서

보고를 진행한다면 순조로운 결과에 도달 할 수 있습니다. 

(성공할 확률이 높았던 정말 중요한 노하우 입니다.)

 

- 보고받는 입장 : 성숙한 피드백이 중요합니다.

특히 1:N 의 상황에서 강하게 지적하는 것은

보고하는 사람의 의지를 꺾을 수 있고,

자칫 조직 전체에 부정적인 분위기를 조성할 수 있어 주의가 필요합니다.

 

4) 브레인스토밍 형태의 회의 (아이디어 도출)

- 진행자가 먼저 의견을 제시하거나,

미리 준비한 아이디어들을 방대하게 이야기하는 것을 자제합니다.

자칫 준비를 많이 한 진행자의 경우

능력 과시를 위해 유창하게 발표를 하나,

이것은 참석자들의 의견제시를 방해하고 입을 닫게 만들 수 있습니다.

 

- "개인별로 돌아가면서 아이디어를 제시해 볼께요."

방식으로 주제에 대해 3가지 이상 아이디어를 제시하도록 기회를 제공하고,

활발한 의견 공유를 위해 적정한 툴을 사용하여 효과를 높입니다.

 

- 회의 시작 전에 미리 개인별 아이디어 2~3개 준비할 수 있도록

안내하는 것도 하나의 방법 입니다.

 

남다르고 효율적인 회의 진행! 이젠 선택이 아닌 필수 입니다.

여러분 모두 화이팅~!